Scan jij ook je emails in je inbox? Je delete een aantal mails die spam waren, een aantal waar je eenvoudig een datum kon doorgeven, beantwoordde je en op een aantal kon je een ja of nee doorsturen. Alle andere mails waren voor later.

En die methodiek herhaalde je een aantal keren per dag. Ja, en een aantal dringende mails werden ook beantwoord.

De mails die je bestempelde als later, worden in een volgende screeningsronde opnieuw op later gezet. Tot ze dringend worden. Je hebt het gevoel dat emails exemplarisch zijn. Items op je todo-lijstje worden ook pas afgewerkt wanneer ze dringend worden.

Je sleept je van deadline naar deadline. En dat kost je ook mentale energie.

Elementary my dear Watson

Hoe zou het voor je zijn wanneer je veel minder zou uitstellen? Hoe zou het zijn wanneer je de deadline niet meer nodig had om in gang te schieten?

Het fijne gevoel van je werk vooruit te zien gaan en niet afhankelijk te zijn van een deadline, is geen wishful thinking.

Meester zijn van je deadlines in plaats van slaaf te zijn van je deadlines geeft je een rush. Gevoel van controle is iets waar we als mens naar trachten.

Watson en Holmes

Iedereen maakt gebruik van twee denkmodes. Daniel Kahneman heeft uitgebreid onderzoek gedaan naar deze twee denkmodes. Zijn boek “Thinking Fast en Thinking Slow” is een aanrader. Kahneman noemt deze denkmodes system I en system II.

Ik vind het makkelijker om te onthouden wanneer ik de analogie gebruik van de bekende detective Sherlock Holmes en Dokter Watson.

Watson is het snelle denken, automatisch, intuïtieve, onbewust, emotioneel en kost minder mentale energie.
Holmes is het tragere, het logischere, bewuste denken en kost meer mentale energie.

Wanneer we onze inbox scannen gebruiken we ons Watson systeem. Wanneer je de items in je inbox processt heb je het Holmes systeem nodig.

 

Wanneer je nadenkt over je werk heb je Holmes nodig. Watson vindt de meest elementaire stap niet. Het is niet dat we Watson niet nodig hebben. Wanneer we eenmaal gestart zijn, is Watson best geschikt om ons verder te helpen.

Mentale vermoeidheid zorgt ervoor dat je niet meer gaat processen maar gaat scannen. En dat komt je mentale energie niet ten goede.

Onze mentale energie is niet onuitputtelijk.

Spaar je mentale energie

Watson en Holmes horen samen. Je hebt beide denksystemen nodig.

Gebruik volgende strategieën om minder mentale energie te verbruiken.

1. Batch je denkwerk.

Bepaal een aantal momenten waarin je voldoende mentale energie hebt om over je werk na te denken. De verzameling te processen materiaal verwerk je in deze in beperkt aantal momenten.

Je komt dan in Holmes mode. In die Holmes mode geraken kost je wat meer energie dan in die Holmes mode te blijven.

Vergelijk het met starten van een auto. Bij de start verbruikt je wagen ook meer energie dan wanneer je rustig aan het cruisen bent.

Inertie overwinnen kost altijd meer energie dan in beweging blijven.

2. Bepaal voor elk item dat je in beweging wil krijgen je volgende actie.

Dat is elementair en daarvoor heb je Holmes nodig.

Zorg ervoor dat elke actie succesvol is.

S imple
U nstuck
C oncrete
C oncise
E motion Free
S tructure

Zie ook dit artikel op de extratijd site.

3. Zorg voor je set van actiewerkwoorden.

Tachtig percent van je werk kan je doen door een tiental actiewerkwoorden.

Bepaal jouw standaardwerkwoorden. Het zal minder mentale energie van je vergen wanneer je deze werkwoorden kent. Je dient Holmes minder aan het werk te zetten.

Bellen, bespreken, vinden, googlen, afprinten, sms’n , draften, nakijken link, toevoegen, omvormen, maken format, berekenen, bedanken, doorsturen.

Maak jouw lijstje en je vindt je elementaire volgende actie sneller.

4. Spaar mentale energie.

Eén van mijn experimenten was een jaar vegetarisch eten. Dat was behoorlijk makkelijk wanneer ik op restaurant ging. Er was meestal maar één schotel voor de vegetariër.

Limiteer het aantal keuzes waaruit je kan kiezen. Bepaal op de dag voordien waar je de volgende dag gaat mee starten. Beperk het aantal keuzes.

5. Outsource triviale beslissingen

Elke beslissing neemt wat mentale energie. Beslissingen die anderen voor je nemen kosten je geen mentale energie. Zo verkom je dat je mentaal helemaal leeg bent.

Ga je met Marleen eten, laat Marleen dan de keuze maken voor de lunch.

President Obama heeft een groot aantal triviale beslissingen overgedragen aan anderen.

6. Voorzie een lijstje wat je nog kan doen, wanneer je weinig mentale energie over hebt.

Het lijstje met de mooiste naam @braindeath. Wat kan je nog doen als je braindeath bent? Ik durf er om te wedden dat daar enkel fysieke zaken op staan.

7. Zorg voor voldoende tijd om je mentale energie opnieuw op te laden.

Ga op vakantie. Zorg voor meer vakantie.

Zet je scherm uit om acht uur.