Vind jij het ook zo moeilijk om jezelf de juiste feedback te geven?
Dan ben je niet alleen.
De bijbel zei het al. Het is makkelijker om een splinter te zien bij iemand anders dan de balk in ons eigen oog.
Een andere omschrijving die bij mij wel resoneert is : het is moeilijk het label te lezen wanneer je in de fles. Het is makkelijker om dat van buiten de fles te doen.
Feedback en feedforward vinden we bij ExtraTijd een belangrijk metaprincipe. Metaprincipes zijn principes die je zowel in de micro als de macro kan gebruiken en ook op andere domeinen. Dat is onze voorlopige definitie.
Maar hoe vind je verbeterpunten waar je snel mee aan de slag kan gaan?
Via podcast, blogs, boeken en 1 op 1 gesprekken vind ikzelf de makkelijkste manier. Daarna via een experiment een mogelijke verbetering uittesten.
En soms krijg je feedback en een idee via iemand op een workshop gewoon cadeau. Zo ook deze.
Dank je wel Kris.
Net voor de vakantiemaanden was ik bij één van onze klanten onze workshop Master Your Mailbox aan het geven.
Tijdens de workshop tonen we de deelnemers verschillende mogelijkheden om Outlook om te vormen tot dat ene elegante systeem.
We leren je onder andere hoe je snel een e-mail omzet in een taak. Hoe sneller dat je de omzetting kan doen, hoe minder tijd je nodig hebt om je prioriteiten opnieuw aan te passen. De taak uit de mail gaat naar één van de 4 lijsten of kalender. De informatie gaat naar je archief.
Inbox zero betekent gewoon dat je realiteit en je lijsten opnieuw gelijk zijn.
Er zijn verschillende mogelijkheden om van een e-mail een taak te maken. Ik kies zelf degene die voor mij het meest elegant is. Dat was tot voor kort de e-mail forwarden naar mezelf met
- In de onderwerpslijn een code (dat is de lijst waarin ik de taak wil – bv pc: wanneer ik iets wil toevoegen aan de actielijst van deze week met de beperking pc)
- De concrete actie waarmee ik moet starten wanneer ik aan de taak begin. Indien het niet makkelijk is om te starten kiest mijn brein liever voor iets anders. Iets dat meer het gevoel van succes produceert.
Na het doorsturen zal ik de originele mail deleten of in mijn archief stoppen afhankelijk van wat ik met die originele mail wil bereiken.
Wanneer de naar mezelf gestuurde email binnenvalt in mijn inbox zijn er regels die in gang schieten. Die regels automatiseren het gesleep en plakken van categorieën welke ik vroeger manueel deed.
So far so good
Tijdens de workshop leg ik ook een aantal tools uit binnen Outlook waarmee je tijd kan winnen. Een van die weinig gebruikte pareltjes zijn de QuickSteps. (In het Nederlands snelle stap). De icoontjes staan bijna in het midden van het scherm en toch wordt die tool slechts door 10% van onze deelnemers gebruikt.
Een quickstep is het best te omschrijven als een macro’tje binnen Outlook. Je doet een aantal keer per dag/week stap 1… tot stap n op een bepaalde email. Dan kan je zelf een quickstep maken die al die stappen voor jou doet. Jij moet enkel op een icoontje (of starten via een shortcut) die quickstep start aanklikken. Een Quickstep lijkt heel hard op een regel met die uitzondering dat de trigger om te starten via jou komt in plaats van via een conditie.
Bedankt Kris
Kris legde het aan mezelf doorsturen van een mail en het concept van quicksteps samen en vroeg me of ik daar geen tijd kon mee winnen.
Zeker weten kan je daar tijd mee winnen. Veel? Tuurlijk niet wanneer je slecht 1 keer per jaar dat zou doen. Maar ik doe dat 20 – 25 keer per dag.
De tijdswinst in dit geval krijg je door minder muisklikken of toetsaanslagen te hebben.
| Stappen | Johan | Kris |
| Ctrl-Alt-F | Ctrl-Shift-1 of 9 | |
| I (Begin van ik) | Shift tab | |
| Enter | Shift tab | |
| Code + enter | Code + enter | |
| Slepen naar archief of delete | – |
De winst is beperkt tot de laatste stap. Winst 1 tot 2 seconden. Tuurlijk is dat geen uur per dag. Het is een beperkte verbetering. Ik wil die winst wel omdat alle kleine verbeteringen samen een bepaalde kritische massa geven. Eens die kritische massa bereikt voel en merk je je tijdswinst.
Lessons learned
- Hoe moeilijk ik het vind om naar mezelf te kijken en mogelijke verbeteropportuniteiten te zien.
- De eerste weken moest ik bewust nadenken welke toetsaanslagen ik moest maken. Ik deed de Johan methode meer dan drie jaar. Mijn spiergeheugen was reeds getraind. Niet meer denken – minder mentale energie nodig. De eerste weken moest ik nadenken over de methode Kris. Plus ik had het gevoel dat er meer tijd nodig was.
- Ondertussen heb ik een extra quickstep step gemaakt die ik minstens vijf keer per dag gebruik en waar mijn winst verdubbeld is. Een van mijn lijsten is de geen mentale energie lijst. Dit leerde me opnieuw dat de ene verbetering leidt tot de volgende.
- Hoe meer je toont, hoe meer feedback dat je kan krijgen. Transparant zijn, heeft feedback mogelijkheden als voordeel. En dus verbetermogelijkheden
- Bevestiging dat het altijd beter kan, er is geen grens op productiviteitsstijging.
