Je hebt het boek Getting Things Done(GTD) gelezen? Misschien heb je zelfs software gekocht om GTD te implementeren. En niet één software, je hebt tientallen verschillende apps geprobeerd om je beter te organiseren.
Je was een tijdje ongelofelijk tevreden, maar daarna verdween je enthousiasme als sneeuw voor de zon.
De (grote) lijsten gaven je een gevoel van controle die fijn was in het begin, maar dat proactieve gevoel van “Meester te zijn van de situatie” heb je nooit bereikt.
Gaten gedicht
Bedenk eens hoe je zou voelen als je de lange en de korte termijn zou kunnen verzoenen. Wanneer je zowel reactief als proactief zou kunnen zijn.
Hoe zou het zijn als de sleutel voor ultieme productiviteit in één van de lacunes zit van Getting Things Done? En ik je hierbij het antwoord geef?
Fouten
Bij het ontwerpen van GTD heeft David Allen vooral gewerkt met wat hij noemt Road Warriors: mensen die 200 nachten per jaar in een hotelbed slapen. In de methodiek van Getting Things Done zijn volgens mij echter een aantal conceptuele fouten geslopen.
Door die fouten is het moeilijk om GTD vol te houden, prioriteiten te bewaken en steeds opnieuw te maken. En ook je tijd managen is moeilijk in GTD.
Meesterschap over todo’s
Ik ben altijd al een grote fan geweest van Getting Things Done en David Allen. Het is het boek dat ik het meest cadeau gegeven heb. En David Allen was ook het startpunt om extratijd te starten. De Master Your Todo list methodiek is schatplichtig aan GTD. Maar ook aan tientallen andere boeken. Zoals bijvoorbeeld het boek van Mark Forrester : Do it Tomorrow.
In de loop der jaren heb ik, door GTD te implementeren bij mezelf en samen met klanten, gemerkt dat een aantal punten uit GTD niet werken.
1. Een aantal benamingen geven mij een ander beeld dan datgene welke je nodig hebt
a) De benaming Getting Things Done is marketingwijs een voltreffer. Maar Getting Things Done is echter niet onderliggend waar kenniswerkers naar op zoek zijn. Je uitdaging is niet dingen gedaan krijgen. Je krijgt een pak dingen gedaan. Je doet waarschijnlijk al teveel. Alleen te veel zaken die je tijd niet waard zijn.
Master Your Todo list wil de focus leggen op minder doen en meer succes hebben. Je wil weg uit het re-actieve. Je hebt nood aan het proactief designen van je week, je maand. Je hebt nood aan een methodologie, strategieën en tools om beter om te gaan met je beperkte middelen. Je hebt nood aan een methodiek om slimmere keuze te maken.
De ultieme doelstelling van MYT is om meesterschap te bereiken.En dat impliceert dat meester worden van je todo lijst eerder een reis is in plaats van een bestemming. Iets dat continu in verandering is. Indien je leven complex is, zijn de tools die je gebruikt complex. Wanneer je jouw leven kan vereenvoudigen kunnen ook je tools eenvoudiger worden.
Op de 99% conferentie hoorde ik Joshua Davis vertellen over hoe succes in de weg kan komen te staan van je creativiteit: ‘To Be done is to die’, was één van zijn oneliners..
b) Een aantal lijsten hebben een naam die mij niet helpen om het idee van de lijst te vatten.
- Masterlijst = alle begonnen taken en projecten, tov projectenlijst in GTD
- Incubatielijst = alle niet begonnen taken en projecten plus alle acties die je deze week niet doet, tov later/misschien
- De ideale week = moment waarop je week afsluit en de volgende week voorbereidt, tov Weekly review
2. Getting Things done focust vooral op managen van je aandacht
En dit is 1 van de belangrijkste zaken die ik uit GTD geleerd heb. Alleen het gaat niet alleen over aandacht. Om een actie te doen heb je in de fysieke wereld ook tijd en fysieke energie nodig. Soms zelfs geld. In Master your Todo list willen we maximaal gebruik maken van T.E.A.M. (Time, energy, attention &money) om je zelf te managen.
Acties die ik in ’s morgens vroeg doe hebben minder tijd nodig dan dezelfde actie ’s avonds. En dat is omdat ik ’s avonds minder mentale energie nodig heb.
Niet alle breinen zijn hetzelfde. We hebben wel allemaal dezelfde evolutionaire ontwikkeling. De meeste kenniswerkers werken tegen hun brein. Je hebt een experimenteer mindset nodig. De manier om je innerlijke weerstand te overbruggen en beter te worden, is door nieuwe dingen te proberen. En dat is meesterschap ontwikkelen.
3. Getting Things Done heeft het heel weinig over prioriteiten en dat is iets wat kenniswerkers nodig hebben wanneer ze hun ‘werk of leven’ niet kunnen vereenvoudigen
4. De grootste fout in Getting Things Done is echter dat het geen rekening houdt met de capaciteit die je hebt
Je capaciteit per dag of per week. En daardoor maak je te grote lijsten. Met als gevolg dat je brein overspoelt wordt door te veel keuze en je uiteindelijk kiest om iets anders te doen dan dat wat op je lijst staat.
Door geen rekening te houden met capaciteit is er ook geen referentiepunt mogelijk. Het referentiepunt in MYT is dat op het einde van de week, je actielijst van deze week leeg is. Je actielijst voor deze week heeft dus een nulpunt.
Daardoor geef je jezelf een spel waarin je kans hebt om te winnen.
Getting Things maakt open lijsten. Je krijgt grote goede lijsten. In master Your Todo list raad ik aan om twee van je vijf lijsten gesloten te maken :
- je actielijst voor deze week. Er is beperkte ruimte voor Adhoc in MYT. Je wil ook je adhoc onder controle krijgen. Anders blijf je in een reactieve mode
- je Masterlijst. Je start steeds nieuwe projecten of taken, liever dan dat je oude helemaal afwerkt. Je spreidt jezelf dun uit over al deze projecten. Je bent een goede starter maar finishen is niet je ding. Je bent hierin niet alleen, 95% van de kenniswerkers zitten in dit geval. Dan heb je iets nodig dat je wat beschermt tegen je eigen natuur. Het gesloten houden van je Masterlijst is DE oplossing.
5. In de weekly review van David Allen wordt er pas in laatste instantie naar de later/misschien gekeken
In Master Your Todo list kijk je naar je incubatielijst voor dat je capaciteit begint te verdelen over de begonnen projecten. Indien je al je capaciteit verdeeld hebt over je Masterlijst zonder te kijken naar je incubatielijst, moet je in feite zelfs niet meer kijken naar je incubatielijst, je hebt toch geen tijd meer over.
Trackbacks/Pingbacks