Focus en zappen

Heb jij dagen dat je het gevoel hebt druk bezig te zijn en op het einde van de dag je niet meer weet wat je allemaal deed?
Het is niet dat je op je luie krent zat. Je hebt veel gedaan, je kan echter niet meer zeggen wat je allemaal deed. Het voelt alsof je zappend op de bank zat. Je keek een avondje televisie, maar je weet helemaal niet meer wat je allemaal zag. Dit voelt zo aan wat je todo-lijst betreft.

Je focus op je realisaties van de dag is verdwenen. En tot je spijt volgen dat soort dagen mekaar te snel op.

Meester van je Focus

Het lijkt moeilijk wanneer je in een druk, druk, druk mode zit een gevoel van realisatie te ontwikkelen. Het lijkt een huzarenstukje om je focus te houden op je wat je allemaal deed. Niks is minder waar, het is zelfs niet zo moeilijk en je hebt er geen speciale software of tools voor nodig.

Je brein helpt je niet

Het brein is een geweldige tool. Het heeft echter een aantal nadelen waardoor we in de problemen komen.

Een slecht gevoel van timing is er één van. Reminders voor openstaande taken komen niet op het gepaste moment. Je wordt gewaarschuwd door je brein op onmogelijke momenten. In je wagen denk je plots dat je Jan nog dient te bellen. Jan is natuurlijk niet meer beschikbaar.

Je brein heeft geen gevoel voor prioriteiten. Geef je brein twee taken om te doen en je brein denkt dat de twee taken tegelijkertijd dienen gedaan te worden. Daardoor raak je makkelijk in een reactieve mode. Het laatste of het luidste wordt gedaan. Je zit in de waan van de dag.

Je brein dumpt afgewerkte zaken. Het kost moeite om afgewerkte zaken terug te halen. Dat is een afgeleide van het Zeignary Effect. Daardoor wordt feedback moeilijk. En als het te moeilijk is, wordt de kans dat het gebeurt ook kleiner.

Focus op done

De oplossing is dat je je brein helpt om een bewustzijn te creëeren. Je brein heeft daarvoor hulp nodig. Iets buiten je hoofd zal je feedback dienen te geven.

Voeg daarbij dat je gemotiveerd wordt door vooruitgang. Je brein kan je dat zicht op vooruitgang niet geven, het dumpt immers afgewerkte zaken. Omring jezelf door de acties die je deed en de resultaten die je haalde.

Schrijf je realisaties neer

‘Done leads to more done’ is één van de principes uit de “The Cult of Done”. Scott Belsky noemt het ‘Progress begets progress’. Maak het makkelijk om ‘done’ te zien.

Maak je een ‘Done leads to more done’ document welke je dagelijks gebruikt of download het hier.

Het document heeft een aantal onderdelen.

Done – kolom

Schrijf elke actie die je deed in de linkerkolom. Op die manier creëer je een lijst afgewerkte acties. Een groot deel van die acties komen van je actielijst van deze week.

Noteer ook de acties die je ad-hoc deed en die niet op je actielijst stonden.

Dit deel van het document creëert een focus op done. Het geeft je daarnaast op het einde van je dag een overzicht over het gedane volume ad-hoc werk. Als extra resultaat krijg je een groter bewustzijn rond je ad-hoc werk. Daardoor zal het switchen of zappen tussen voorafbepaald werk en ad-hoc werk verminderen.

Backburner

Schrijf elk idee, onderbreking of afleiding in de rechterkolom van het blad. Die kolom heeft het label Backburner. Dat is ad-hoc werk welke je niet onmiddellijk uitvoert. Deze items neerschrijven verhoogt je bewustzijn.

Door je groeiend bewustzijn over ad-hoc, zal je deze Backburner kolom meer gaan gebruiken.

De term Backburner is afkomstig van het boek ‘Making Ideas Happen’ van Scott Belsky.

Wanneer je een aantal weken dit document gebruikt, kan je een juistere inschatting maken van je gemiddelde ad-hoc-tijd. Je wordt opnieuw meester van je focus en van je tijd.

Wanneer je je inbox(en) verwerkt, verwerk dan ook de items op je Backburner lijst.

Frequentie inbox en sociale media

Maak op het document een notitie telkens je nieuwe mail gaat lezen. Het is niet voor iedereen makkelijk om aan de magnetisch kracht van de inbox te weerstaan. Heb jij daar ook zo’n last van?

Door te registeren dat je nieuwe mail gaat lezen, verhoog je je focus op het doen van acties. Je groter bewustzijn vermindert het aantal keer dat je nieuwe informatie verwerkt. Daardoor ga je meer werken van uit je lijstjes in plaats van uit je inbox. Je bent dan veel minder in reactieve mode.

Het document bevat ook de mogelijkheid om je gebruik van sociale media te monitoren.

Focus tijd

Gebruik je de pomodore techniek om je focustijd te bewaken? Ja, registreer dan het aantal pomo’s op je ‘Done leads to done’-document.

Lessons learned

Wanneer je je dag afsluit gebruik je je document om jezelf feedback te geven. Registeer wat je leert uit de items die op je document staan.

Verzamel je documenten en check tijdens je weekly review je lessons learned. Voeg indien nodig taken of projecten toe aan je masterlijst.

Download dit document, maak de nodige prints en experimenteer de komende weken met dit done.