Inbox gevangenis
Zit jij ook veel tijd in je inbox? Hoeveel keer per dag ga je naar je inbox? Zeven keer, zeven maal zeven keer? Ben je ook iemand die in zijn inbox leeft?
Veel kenniswerkers zitten vastgekluisterd in hun inbox. Van ’s morgens vroeg tot ’s avonds laat. Misschien grijp jij ook onmiddellijk naar je smartphone wanneer je wakker wordt om te checken of er nieuwe email is. En ja, er is ook altijd nieuwe email. Het stopt niet meer.
Hier en nu
Volledig beschikbaar zijn in het moment is bijzonder krachtig. Iets of iemand je volledige aandacht geven is een lifechanger, voor beide partijen.
Stel je eens voor dat je email gebruikt als een medium dat je helpt in plaats van je te saboteren. Dat je niet langer verstrikt zit in de netten van je email. Hoeveel extratijd zou jij hebben om te geven aan de mensen die je graag ziet?
Verslaving
De crackberries en de high-phones van deze tijd kosten de meeste kenniswerkers hun rust én hun kracht. Die smartphones hebben een bijzonder verslavend effect op hun eigenaar. In het bijzonder de email-app is daar een grote boosdoener in. De smartphone kan je dumb maken.
Wil je weten hoe producten verslavend gemaakt worden, dan kan ik je ‘Hooked: How to build Habit-Forming Products’ aanraden. Het boek bouwt verder op een model dat werd beschreven door Charles Duhigg.
Charles beschreef in zijn boek: ‘The power of habit’ hoe gewoonten gemaakt worden. Constant email checken is een gewoonte. Een dysfunctionele gewoonte die desastreus is voor je concentratie.
- De trigger: T
- De actie: A
- De beloning: R
Een voorbeeld maakt dit duidelijker. Je hoort je naam (=Trigger), je kijkt op (=Action) en je bent gerustgesteld en/of je nieuwsgierigheid is bevredigd (=Beloning). Dat zijn de scripts waarop je gedrag werkt. Als…. Dan… en je krijgt deze beloning.
Je hebt een (verslavende) gewoonte wanneer het niet doen van de actie je meer pijn geeft dan ze wel doen.
Nir Eyal bouwt verder op het TAR-model om de methodiek, de systematiek van verslavende producten uit te leggen. Leg Facebook eens naast het model van Nir. Hij voegt aan het TAR-model een extra stap toe: jouw investering. Hoe meer je in iets geïnvesteerd hebt, hoe moeilijker om los te laten.
Verslavende producten werken volgens deze stappen:
A hook (de haak)
- Trigger (Trigger)
- Action (actie)
- Reward (Variabele beloning) en
- Investement (investering)
Wanneer je met de ‘hooked’ bril naar je emailgedrag kijkt, wordt duidelijk waarom je email zo verslavend kan zijn. Het kan zo’n tijdsopslorper dat bvb Janet Napolitano, de voormalige grote baas van Homeland Security in de States, verklaarde om helemaal te stoppen met email. Ik weet niet of er een connectie is tussen voormalige grote baas en stoppen met email. ;=)
Hoe drastisch de oplossingen van sommige mensen zijn om opnieuw meester te worden van hun todo list & hun tijd.
Trigger
Wat je naar je inbox (ver)leidt zijn ofwel interne of externe triggers.
Externe triggers
Lokken de pings en de pongs je naar je mailbox? Je ziet een envelopje en je checkt of je nieuwe email hebt. Terwijl je wel weet dat je wel nieuwe email hebt. Klopt toch?
In een ander artikel vind je zes andere (gekke) excuses waarom je naar je inbox gaat.
Deze externe triggers zijn voor mij het makkelijkst aan te pakken. Elimineer de trigger en de actie loopt niet meer. Je vindt technische hacks waarmee je technologie naar je hand zet. Zie eveneens in de blog over de excuses.
Interne triggers
Je brein ontvangt een trigger en associeert daar iets mee, en je checkt je email.
Voorbeelden van interne triggers zijn
- Emoties
- Omstandigheden
- Plekken
- Bepaalde mensen
- Routines
In mijn ervaring zijn het zelden plaatsen (of het zou het toilet kunnen zijn) of bepaalde mensen die het checken van je email triggeren. Stel je voor. Je baas komt binnen en je duikt in je inbox.
Een gevaarlijke trigger zijn negatieve emoties die de email check loop starten. Verveling en vermoeidheid zijn twee grote triggers voor mezelf.
Deze triggers zijn moeilijker uit te sluiten. Je kan ze wel herkennen. Bewustzijn helpt hierbij, zie ook artikel op onze blog. Doe dan een andere actie dan email checken. Zorg dat je dezelfde soort beloning hebt, anders wordt het moeilijk om niet te checken.
Actie
Naar je inbox gaan en compulsief op de zenden/ontvangen knop drukken. Die laatste actie heeft weinig energie nodig en de kans is dan ook groot dat je ze doet. In extreme gevallen kan het een oplossing zijn om de actie bijzonder moeilijk te maken. Stel je voor dat je drie knoppen en elke keer een wachtwoord moet invullen. Damm je zou minder makkelijk naar je inbox getrokken worden.
Reward
We worden gek van variabele resultaten. Soms heb je een interessante email, soms niet.
Als mens houden we echter van voorspelbaarheid. Test maar deze avond: ga op de andere kant van het bed liggen. Je partner zal niet akkoord zijn. Variabele beloningen leveren een onvoorspelbaarheid.
Nir benoemt drie soorten beloningen: we zoeken allemaal naar sociale beloningen (the tribe- 1), middelen (the hunt – 2) of bewondering/opzien (the self- 3)
Email heeft een aantal van deze beloningen in zich:
(1) Snel antwoorden wordt op de meeste plekken gezien als efficient. En als je ‘omgeving’ dit als waardevol beschouwt, zal je heel dikwijls naar je inbox gaan. Je wil binnen de norm van je omgeving vallen. Wanneer je manager om 23 uur een mail stuurt, heb je de indruk dat dit goed gedrag is.
(2) Informatie is een van de middelen die belangrijk zijn voor jou als kenniswerker. En email kan belangrijke informatie bevatten. Of die informatie ook dringend is, daar houdt ons brein geen rekening mee.
(3) Standvastigheid en competentie zijn twee parameters die opzien/bewondering voeden. Ikzelf vond, snel antwoorden op email, een teken dat ik extreem productief/effectief was. Dat klopt niet meer voor mij. Integendeel!
Je investering.
Hoe meer je geinvesteerd hebt, hoe groter de ‘motiviatie’ om er verder aan mee te werken. Wanneer je deelgenomen hebt aan een emaildiscussie, hoe meer je gemotiveerd bent om verder je ideeën toe te voegen.
- Zoek de triggers die jou verleiden om in je inbox te gaan.
- Hou de komende week bij wat jouw triggers zijn om naar je mailbox te gaan. Dat zou makkelijk zijn wanneer er tijdelijk een pop-up kwam vragen: “Waarom kom je hier?”
- Stel je triggers in vraag.
