Peter komt je vragen hoe het staat met de excel file van het vakantieoverzicht. Je valt uit de lucht. Je bent compleet verbaasd. Je hebt immers geen weet van een file. Peter beweert nochtans dat hij je dat vorige week aan het koffiemachine vroeg. Bart je collega bevestigt dat hij dat ook gehoord heeft, wanneer jullie samen koffie gingen halen.
Blijkbaar ben je het compleet vergeten.
Peter is niet goed gezind. Hij zegt dat het niet de eerste keer is dat je iets vergeet.
Je geeft het niet graag toe, zeker niet waar Peter bij is, maar hij heeft wel gelijk. Maar ja er wordt ook zoveel aan jou gevraagd, op alle mogelijke plaatsen. Je kan dat toch onmogelijk allemaal onthouden.
Betrouwbaar
Peter heeft nogal wat impact in de organisatie en bij hem op een goed blaadje staan belangrijk voor je carrière.
Verzamelplaatsen
Het zou makkelijker zijn, wanneer alles wat we dienen te doen, via één kanaal naar ons toekwam.
Nu dat was vroeger misschien zo. In de huidige omgeving kan er werk op ons bord komente liggen via een massa verschillende kanalen. Er is mail, gesprekken aan de koffiemachine, twitter, telefoon, één op één gesprekken en …
We gebruiken veelal ons hoofd om de beloftes die we maken te onthouden. En we hopen dat ons hoofd ons reminders geeft, wanneer we er iets mee kunnen doen. We hebben nochtans de ervaring dat dit niet klopt. Ons hoofd geeft ons meestal reminders wanneer we er niets mee kunnen doen.
Teveel of te weinig verzamelplaatsen voor beloftes maken het ons niet makkelijk, om onze beloftes later daadwerkelijk te houden.
Verzamelen in vier stappen
De oplossing voor een leeg hoofd en het nakomen van je beloftes is een eenvoudige methodiek.
Het verzamelproces valt uiteen in vier stappen.
- Verzamelen
- Processen
- Feedback en Feedforward
- Doen
Deze methodiek zal je toelaten om je concentreren op de acties die nodig zijn om je beloftes na te komen.
In elke van deze vier stappen kan je verbeteren.
In dit stuk hebben we over verzamelen.
Verzamelen = to collect.
1. Wat te verzamelen?
Verzamel je beloftes. Dat is de sleutel in de eerste stap.
Je belooft om een document na te sturen.
In een meeting word je een opdracht gegeven. Klinkt misschien niet als een belofte, maar wanneer je niet duidelijk nee hebt gezegd en die nee begrepen werd heb je een belofte op je bord liggen.
Tijdens je lunchbreak hoor je je collega enthousiast vertellen over IFTTT. Je denkt dat zou ik eens dienen te bekijken. Dat is een belofte aan jezelf.
Je collega vertelt je dat hij daar reeds een onderzoek deed en dat hij je de info gaat bezorgen. Een belofte van iemand anders aan jou.
De trigger voor het verzamelgedrag is wanneer je jezelf ‘ja’ hoort zeggen op een taak.
- Beloftes aan jezelf
- Beloftes aan anderen
- Beloftes van anderen aan jou
2. Wanneer te verzamelen?
Verzamel op het moment dat een belofte op je bord landt.
Je weet echter niet wanneer je een belofte zal maken. Het gevolg is dat je niet op voorhand weet wanneer je zal verzamelen.
Bereid je dus voor om altijd te kunnen verzamelen. Gedurende de ganse dag kunnen beloftes op je bord belanden.
Weet dat er altijd uitzonderingen zullen zijn.
Misschien zeg je “Tijdens het joggen krijg ik wel ideeën maar die verzamel ik niet.” Je wil tijdens het joggen alleen genieten van het lopen.
3. Hoe te verzamelen?
Je kan je beloftes dan opschrijven of tegen iemand vertellen.
Je collega Peter vraagt je aan het koffiemachine om een document in te vullen. Je haalt je notitieboekje boven en schrijft zijn vraag op. Of je vraagt hem om dat even naar je te mailen. Je notitieboekje of de mail zijn het verzamelmateriaal.
Tijdens de meetings die je bijwoont gebruik je een schrift om je beloftes of todo’s op te schrijven.
Er is keuze genoeg om te verzamelen : digitaal of op papier.
Je kan een fototoestel gebruiken, apps op je smartphone, de notes gebruiken in je telefoontoestel, je kan een schriftje gebruiken, een papieren placemat in het restaurant, enz…
4. Waarin verzamelen?
Je hebt de belofte om documenten op te sturen naar je nieuw contact van de beurs opgeschreven op het businesskaartje. Waar stop je dat businesskaartje tot het moment dat je het gaat processen?
Dat kan in je portefeuille, je handtas of een speciaal “verzamel” mapje in je tas.
Je hebt verzamelmateriaal nodig en plaatsen waar je verzameld “te processen” materiaal wordt bewaard tot wanneer je het effectief gaat processen. Verzamelmateriaal en verzamelplaats kunnen hetzelfde zijn, maar dat hoeft niet altijd zo te zijn.
Eén van die verzamelplaatsen is je mail inbox. Dat is een duidelijke plaats waarin je nog te processen input komt. Zelfs zonder dat je daar veel moeite voor dient te doen.
Die verzamelplaatsen, je ”to proces” boxen dien je regelmatig te processen.
Maak jezelf een overzicht van je verzamelplaatsen. En schrap één van je vroegere verzamelplaatsen namelijk je hoofd.
Een mogelijke experiment is om het aantal verzamelboxen te beperken. Een groeiend aantal mensen hebben bevoorbeeld hun voicemail afgesloten. Dat maakt één verzamelplaats minder om te processen.
Trackbacks/Pingbacks