Brandweer
Altijd in fire-fighting mode zijn, creëert een ongezond stressniveau. Brandweerlui hebben na hun bluswerken een decompressiemoment nodig. Dat is nodig om de adrenaline te verwerken. Dat stresshormoon dient ook uit jouw lichaam te gaan wanneer je onder stress stond.
Wanneer je klanten, medewerkers of collega’s je op elke moment kunnen onderbreken en je beheert dit onvoldoende, dan creëer je stress voor jezelf. Het brandt dan weer in je hoofd.
Controle
Het kan ook anders. Brandweerlui hebben brandjes te blussen. Ze krijgen die brandjes ook onder controle. Ze worden getraind en opgeleid om de brandjes te bedwingen. Hoe zou het zijn om met een zelfde controle jouw brandjes te lijf te gaan?
Om ondanks de verrassingen het gevoel te hebben dat je (brand)meester bent van je planning.
Onderbrekingscultuur
Brandjes blussen of ad-hoc werk hoort bij de meeste jobs. Dat is nochtans niet hoe de meeste deelnemers aan de verschillende extratijdsprogramma’s het zien. Ze houden daar geen rekening mee. En dan is onderbroken worden een bron van stress.
Heb jij nog je volledige overzicht over wat op je bord ligt? Nee? Dan ben je helemaal niet de enige. Dat overzicht ontbreken brengt je in de waan van de dag. Je kan geen prioriteiten meer bepalen. Het belangrijkste in het vizier houden is nogal moeilijk wanneer je het overzicht kwijt bent. Je twijfelt dan constant of dit nu wel het belangrijkste is om te doen.
In onderbrekingsculturen is het bijzonder lastig om je focus te behouden. De grootste oorzaak is slecht georganiseerde collega’s. Hun dringende vragen lagen al een tijdje op hun bord. Dat ze data van je nodig hebben voor een presentatie weten ze nog maar net. Dat ze een presentatie dienen te geven morgen, kregen ze al vier weken geleden te horen…
Brandmeester
Voorzie tijd voor de brandjes of ad-hoc zaken. Ze komen er toch aan. Alleen weet je niet wanneer. Zorg er voor dat je eerstvolgende actielijst voor deze week ruimte heeft voor je ad-hoc zaken.
Begin met tijdschrijven wanneer je helemaal geen idee hebt van de hoeveelheid ad-hoc zaken. Maak een eenvoudige spreadsheet of hou op papier je tijdsbesteding bij. Ik vind het lekker werken wanneer ik ‘kwartier tijdschrijf’. Een kwartier is één percent van je dag. Op het einde van je dag bepaal je je percentage ad-hoc zaken. Vergeet daar de ad-hoc uit je mailbox niet bij te tellen. Dat kon je gisteren ook niet voorzien.
Bepaal je gemiddelde na drie weken. Wanneer je een job hebt waarbij het aantal ad-hoc zaken verschilt gedurende het jaar, dan hou je daar ook het best rekening mee.
Laat de ad-hoc zaak even rusten. Niet alles wat onverwacht op je bord beland, is dringend. Je laat dit incuberen. En daarna beslis je of de ad-hoc zaak belangrijker is dan waar je mee bezig was. Door even afstand te nemen, zorg je voor een ander perspectief. Laat het eventueel door iemand anders oplossen. Vraag hoelang dat ze dit al op hun bord hadden liggen.
Kijk naar je actielijst wanneer je twijfelt. Dat geeft je de kans om beter in te schatten of dit nu echt belangrijker en dringender is dan waar je mee bezig was.
De regel van Drie
Hanteer de regel van drie. Behandel iets dat ad-hoc voor de derde maal op je bord beland anders. Dat is een escallatieregel.
Na de brandweer dient de brandmeester te komen. De brandmeester zorgt ervoor dat het brandje niet meer kan ontstaan.
Vindt een structurele oplossing voor dit “ad-hoc” item. Zet het op je masterlijst. Op die manier verdwijnt het niet van je radar wanneer de brand bedwongen is. En zet de volgende actie op je actielijst. Zo wordt het brandje geblust en zal er geen brandje meer ontstaan.
Lijst de onderbrekers op. Tachtig percent van je onderbrekingen zijn afkomstig van twintig percent van de onderbrekers : Peter die drie keer per dag binnenkomt, zal je dan anders behandelen dan Filip die één keer in de week drie vragen komt stellen.
Creëer nieuwe onderbrekingsgewoonten. Leidinggevenden kunnen bepalen wanneer ze onderbroken kunnen worden. Stel een spreekuur in en hou je daar aan. Natuurlijk zijn er uitzonderingen.
Ga op een andere locatie werken. De ad-hoc zaken worden dan van zelf opgelost. Het geeft beide partijen meer voldoening.
Schrijf je in voor het vier maand durend programma: ‘Opnieuw controle over je werk als je ook je een beter evenwicht wil tussen focus en ad-hoc.
