Ben jij ook zo overspoeld door allerlei informatie? Je krijgt tientallen mails in je inbox. De todo’s uit de verschillende meetings verzamel je in verschillende schriftjes. De onderlegger op je bureel staat vol geschreven met todo reminders en doodles: de acties en taken die uit je telefoontjes komen.

Voel je jezelf ook stilaan een bottleneck worden? Je collega’s of medewerkers komen je zaken meerdere keren vragen. Je zegt: ‘Ik zal dat straks doen.’ Maar je moet snel naar die volgende meeting waarvoor je al bijna te laat bent.

Betrouwbaarheid

Kijk jij ook zo op naar mensen die steeds hun woord houden? Hun ja is een ja. Je mag op je twee oren slapen. Je zal geleverd krijgen wat je vroeg. Meestal krijg je hun input voor de datum die ze beloofden. Helden zijn het.

En de betere relaties zijn gebaseerd op betrouwbaarheid. Je komt je beloftes na. En dat versterkt de relatie.

Systeem failure

Veel kenniswerkers hebben nooit geleerd hoe ze hun overzicht opbouwen en behouden. Hun kenniswerk is zelden identiek. Vandaag gaat het ondere andere over de planning van een sales training en morgen gaat het over de nieuwe implementatie van het SAP-pakket.

Ze hadden vroeger een manier om hun werkvolume te beheren. Hun systeem bleek echter niet bestand tegen snelheid en extra volume. Dat hadden ze niet onmiddellijk door. En dat deed hen de das om. Wanneer je een beperkt aantal taken hebt, is je agenda en je hoofd voldoende om dit te managen. Wanneer het volume en de snelheid stijgt, lukt dat niet meer.

Niet schransen

Verbeter je timemanagement systeem zoals je een hamburger eet. Eén hap tegelijkertijd. Eén verbetering tegelijkertijd. Er is niet iets zoals een wonderpil om beter te worden in de vaardigheid van persoonlijke organisatie.

Zorg voor één elegant betrouwbaar systeem (EEBS) om je projecten, taken, acties, wachten-ops en ideeën te beheren. Laat je geen slaaf worden van te veel tools. Je overzicht zit op teveel verschillende plaatsen indien je geen EEBS hebt. Wanneer je dient te kijken in je schrift, op je post-its of in je inbox voor keuze, zal je niet kiezen. Je zal je laten leiden door datgene wat laatst je aandacht grijpt.

Plan enkel je volgende actie in je EEBS.
Op die manier krijg je een actielijst die doenbaar is. Probeer niet het volledige project uit denken. Dat leidt tot meer denken en niet doen. Alleen nadenken over je eerstvolgende actie lijkt contra-intuïtief. Het zet echter zaken in beweging, die anders blijven liggen. En waar over je daarna slecht over voelt.

Laat de verantwoordelijkheid liggen waar ze dient te liggen.
Neem je ook werk op je dat niet noodzakelijk voor jou is? Je doet zaken voor medewerkers of collega’s die eigenlijk hun verantwoordelijkheid zijn. Je bent echter goed met cijfers. En je wil dat zaken snelheid maken. Een dodelijke combinatie die leidt tot een overvolle lijst. Of een overvol hoofd.

Borg acties die op een bepaald tijdstip dienen te gebeuren.
Om half vijf dien je beveiliging te bellen om af te sluiten. Zet een alarm in je telefoon om je te verwittigen dat je deze actie dient te doen. Je dient geen mentale energie te spenderen om dat vast te houden. Je kan je focussen op wat je wil doen. Zonder te vergeten dat je nog dient te bellen naar beveiliging.

Sluit je dag af.
Bepaal op voorhand je einduur. Zorg voor een signaal vijftien minuten voor het tijdstip wanneer je wil stoppen. Dat laat toe om aantal dingen af te ronden. Afgesloten zaken neem je niet mee naar huis.

Leef buiten je inbox.
Email is een asynchroon medium. Wat je collega je vandaag stuurde, kan je morgen lezen. Wanneer hij wil dat je het vandaag leest, zal hij je ook bellen om dat te vragen. Antwoorders binnen het half uur zijn zelden goed georganiseerd. Ze vergissen zich in de aard van het gebruikte medium. Ze leven in hun inbox en worden (af)geleid door het laatste.

Voorzie tijd om input te verwerken.
Ook actietijd als dat nodig is. Heb jij ook repetitieve meetings waaruit werk komt? Voorzie dan tijd om die input toe te voegen aan je één elegant betrouwbaar systeem. Weet je uit ervaring dat je daarna ook nog vijftien minuten nodig hebt om ad hoc acties te doen, voorzie dat ook in je kalender.

Hou je wachten op lijst zorgvuldig bij.
Elke belofte die iemand je maakt, is een wachten op. Vooral wanneer je over weinig tijd beschikt, is een wachten op handig. Je hebt datgene wat je delegeerde beter onder controle. Dankzij controle ga je meer delegeren. En daardoor krijg je meer extra tijd.