Heb je ook het gevoel dat je te weinig tijd hebt om alle informatie die op je bord landt op te nemen? En dan is er nog de informatie die je zelf op je bord wil leggen. Het lijkt wel of je water wil drinken van een brandslang. En dat is lastig.
Vijf jaar geleden kreeg je de helft minder e-mails te verwerken. En het ziet er niet naar uit dat het aantal e-mails zal verminderen. Het aantal sites met interessante informatie wordt niet kleiner. Amazon heeft een cataloog van boeken die ongelofelijk groot is. En elke keer je naar de site van Amazon gaat, hebben ze een aantal voorstellen voor je die heel interessant lijken. En je wish-list bij Amazon heeft al drie cijfers.
Just in time informatie
Inzichten hebben wanneer je ze nodig hebt, is een hefboom om veranderingen te brengen.
Echter alleen inzicht is niet genoeg.
De inzichten in praktijk brengen is soms moeilijker. Het is daarom soms veiliger om extra informatie te verzamelen. Die extra informatie houdt je nog bezig en dan kan je niet veranderen.
Inzicht is wel het scharnierpunt voor de hefboom om de nodige veranderingen te realiseren.
Informatie overvloed
De eerste oorzaak van information overload is dat er zo’n grote beschikbaarheid is van informatie. En dat we dus onmiddellijk beloond worden voor onze inspanning om te zoeken. Die ‘instant gratification’ is één van de redenen waarom dat gedrag van informatiezuigen zo diep verankerd zit.
Je gedrag is steeds een driedelige cyclus. Je hebt
- Een trigger: je wil iets weten
- Een actie: je gaat zoeken op het net, kijkt in de krant …
- Een beloning: je nieuwsgierigheid wordt beloond, je komt iets te weten wat je nog niet wist. Een grote kans dat het niet was wat je zocht, maar je kwam iets te weten.
Vroeger toen er minder instant informatie beschikbaar was, koste het zoeken van informatie meer moeite en ging je dat uitstellen totdat je naar de bibliotheek ging. Indien je niet had opgeschreven wat je toen wou weten, bracht je brein dat niet terug toen je in de bib was.
Een tweede oorzaak is FOMO. The Fear of missing out.
Toen we nog op de prairie leefden, was het missen van informatie levensbedreigend. Niet weten dat de stam honing gevonden had, stilde je honger niet. Het niet weten dat de buren op oorlogspad waren, kon je je kop kosten. Kennis was toen macht.
We hebben een ingebouwde nood om informatie te hebben. We willen overleven en informatie is daar belangrijk voor.
Tevens lijkt het alsof zij die de meeste informatie hebben, de meeste vooruit gang boeken in organisaties. En je bent toch ook ambitieus.
Informatie stop
Je kan zonder al te veel problemen een klein experiment doen waarbij je een aantal dagen op een informatiedieet gaat.
Met ExtraTijd zijn we een groot believer in experimenten om jezelf te overtuigen van het nut van iets. Het fijne van experimenten is dat ze nooit verkeerd gaan. Een experiment dient om iets te leren. Iets te weten komen is je gewenste resultaat en dat doe je altijd. Dus het gaat nooit mis.
Informatie filter strategieën
Er zijn verschillende strategieën om met de overvloed aan informatie om te gaan.
1. Vergroot je leessnelheid
Is in feite uitstel van executie. Begrijp me niet verkeerd, ik ben voorstander van een grotere leessnelheid. Meer woorden per minuut kunnen lezen, geeft je ExtraTijd. Op voorwaarde dat je niet meer gaat lezen.
Het lijkt op productiever worden. Je kan meer doen in dezelfde tijd en gaat meer doen indien je niet oplet. Het gevaar is dat je meer doet van wat je niet naar je ultieme doel brengt. En dat is zonde. Efficiënt nutteloze zaken doen, is niet effectief. Het is niet omdat het kan dat het moet.
Bekijk het ExtraTijds webinar met Bernard Lernhout over snellezen wanneer je meer wil weten over snellezen.
2. Accepteer dat er teveel informatie is.
Informatie overload is geen nieuw gegeven. Seneca riep bij binnengaan van de bibliotheek van Alexandria : ‘Teveel boeken zijn een afleiding’.
Enige tijd geleden las ik een time-management boek uit 1968 met daarin een hoofdstuk over information overload. Wat deden ze toen, naar mekaar gooien met de krant?
Je kan onmogelijk alle informatie die op je bordje landt beheersen. Hoeveel e-mail kan je verwerken per dag? Sommige leidinggevenden lezen cc e-mails niet meer. En krijgen daardoor ExtraTijd om meer te doen.
Alle informatie is veel makkelijker te vinden dan enkele jaren geleden. Wat een groot voordeel is. Je hoeft deze informatie niet tot je te nemen wanneer ze op je bord landt. Je kan dezelfde informatie vinden wanneer je ze nodig hebt.
3. Filter de informatie via je verantwoordelijkheden
In dit stukje hadden we het onder andere over je verschillende verantwoordelijkheden die je hebt om een balans te vinden in je leven. Je verantwoordelijkheden zijn de zaken die nooit af zijn.
Eén van die verantwoordelijkheden kan bijvoorbeeld je expertise zijn. Je bent tevreden over het niveau van je expertise wanneer je één boek per maand leest over je vakdomein. Je bent reeds een boek aan het lezen en er wordt je een extra boek aangeraden. Zet dat nieuwe boek dan op je incubatielijst. Het boek dat je aan het lezen bent, staat op je Masterlijst.
4. Filter je informatie naargelang je doelen op lange en korte termijn
Indien je verantwoordelijkheden je niet helpen om je informatie te filteren, kan je je doelen op korte of lange termijn gebruiken.
Stel dat één van je doelen op korte termijn is de conversie van je leads te vergroten. Dan lees je geen informatie over hoe je meer ideeën gaat bedenken binnen grote organisaties. Die informatie helpt je niet naar je doelen.
Alle informatie die niet te maken heeft met één van je doelen kan je wegfilteren. Je doelen op korte en lange termijn zijn dan een hulp om te sturen welke informatie je leest.
5. Bepaal de half-life van informatie
Elke informatie heeft een tijdsspanne van relevantie, waarna de waarde van deze informatie met de helft vermindert.
De krant is na twee dagen oud nieuws. De mails in je inbox die drie weken oud zijn, hebben nog weinig relevantie. Een twitter bericht in je stream is na twee uur niet meer relevant.
Alles wat over de half-life datum gaat kan je opzij leggen en niet meer lezen. De waarde is zodanig verminderd dat het je tijd niet meer waard is.
6. Zet quota op je informatieverwerking
Tijdsquota
Je geeft jezelf elke dag een bepaalde, vastgelegde, hoeveelheid tijd om nieuwe informatie op te nemen. Afhankelijk hoe je in mekaar zit volgens Kolbe heb je een bepaalde hoeveelheid energie voor informatieverwerking.
Weten hoe je in mekaar zit is een hefboom om je doelen makkelijker te bereiken. Kolbe is hiervoor een mooi model omdat het het énige model is – dat ik ken – dat je inzicht geeft in hoe je in actie gaat. Een aanrader, naast alle andere modellen die in een inzicht geven hoe je in mekaar steekt.
Bronquota
Bij het googlen check je alleen de eerste drie referenties. De andere lees je niet. Of, je leest maximaal drie boeken tegelijk. Of nog, je leest alleen de koppen in de krant. De rest lees je niet.
7. Multi-task jezelf door je leeslijst
Je kan boeken die je wil lezen ook beluisteren. Dat kan tijdens het joggen of tijdens je reistijd van en naar het werk of naar klanten.
Audible is een prima service voor het beluisteren van boeken, het is een onderdeel van Amazon. Je kan een goedkoop abonnement nemen om elke maand één boek te beluisteren en je kan ook extra boeken bestellen indien je een lange reistijd voor de kiezen hebt. Het fijne is dat je de snelheid van vertellen kan aanpassen. Anthony Robbins aan dubbele snelheid kan ik je niet aanraden. Die man spreekt op zijn normaal tempo al met zoveel energie en snelheid.
Audible heeft een app die je vertelt hoever je nog staat van de Master status en je wordt ook beloond via badges voor je inspanningen. Goede strategie om meer met iets bezig te zijn.
8. Delegeer je leesvolume
Maak en laat mails en rapporten maken, die opgebouwd zijn in volgende structuur.
- Doel van de mail/rapport
- Besluit van de mail
- Eventuele actiepunten
- Verduidelijking
Je hoeft dan maar een beperkt deel van de mail te lezen om de essentie te hebben.
Vraag aan je medewerkers om een domein in de gaten te houden en over de laatste ontwikkelingen te rapporteren in deze structuur.
9. Maak gebruik van je incubatielijst voor je leesvolume
Je incubatielijst is een prima lijst om je te beschermen tegen een overweldigend volume. Gooi dat document op je incubatielijst in plaats van er direct aan te beginnen.
Wanneer je tijdens je feedback en feed-forward moment je incubatielijst overloopt, is het item misschien niet langer interessant.
Je kan je op dezelfde manier ook een incubatielijst maken voor alle boeken die je nog wenst te lezen.
