Merk je ook bij jezelf dat veranderen zo moeilijk is? Je hebt goede voornemens om in de toekomst productiever te worden. Of gezonder of… Na enkele weken is het terug business as usual. De kracht van het kleine kan je helpen.
Kleine acties = grote impact
Fien en Els zitten op een wip. Fien weegt 50 kg. Els weegt 25 kg meer. De afstand van Fien tot het steunpunt van de wip is drie meter. De wip is perfect in balans wanneer Els op een afstand zit van twee meter. Eén extra gram bij Fien of Els zorgt voor een verschuiving in de balans. En dat is net de kracht van de hefboom
Als je denkt dat iets klein geen impact kan hebben, ga dan maar eens naar bed met een mug. – Vrij naar de Dalai Lama
Lance Armstrong trainde een heel jaar om zijn duw op de pedalen aan te passen. Daardoor had hij meer kracht. En dat was nadat hij de Tour reeds twee maal had gewonnen.
Het is net dat klein extraatje dat meer effect creëert.
Winnen van je todo’s.
1. Afzetten van de ‘weapons of mass distraction’
Wat zijn de zaken die je afleiden? Je aandacht wordt weggehaald door het biebje van je mail, door het gerinkel van de telefoon, door de stemmen buiten…
Hoe ga je om met deze afleiders? Kan je ervoor zorgen dat ze je niet meer weghalen van wat je wou doen?
Deze weapons of mass distractions zijn niet zo goed verborgen. Ze zitten meestal voor onze neus. We zijn ze zo gewoon dat we ze niet meer beschouwen als afleidingen.
Je hebt een zone nodig waarin je focus kan bewaren. En je zal die zelf dienen te creëeren.
2. Omschrijf je actie helder genoeg
Je schreef op je lijst Louis bellen. Op het moment dat je het opschreef was dit helder genoeg. Op het einde van de week weet je niet meer waarom je Louis diende te bellen.
Net die woorden ‘Louis bellen budget excel vorig jaar’ geven je extra context die je helpen om in actie te gaan. Daardoor wordt de kans ook groter dat je effectief de actie gaat doen.
3. Verdeel je actielijst volgens je beperkende factor
Er zijn acties die je alleen kan wanneer je op kantoor bent. Je kantoor is dan de beperkende factor. Een actielijst die ingedeeld is volgens jouw beperkende factoren, helpt je bij de keuze.
Wanneer je in die beperkende omstandigheid bent is dat lijstje afwerken een goede keuze.
Het helpt je niet om te weten dat je nog thuis moet bellen naar de accountant, wanneer je niet thuis bent. Integendeel je wordt er onrustiger door.
4. Heldere afspraken
Goede afspraken maken goede vrienden. Je wordt er ook een betere vriend door voor jezelf. Onduidelijkheid creëert onrust. Ons brein houdt niet van onduidelijkheid.
Laat je klanten weten wanneer je beschikbaar bent. Vertel ze dat je je mailbox slechts twee maal per dag behandelt. Indien ze je sneller nodig, hoe ze je kunnen bereiken.
Wanneer je voor langer dan één dag je mail niet behandelt, zorg dan voor een out-of-office. Je kan die ook gebruiken om je klanten extra info te geven. Marketing kan op vele manieren.
5. Accountability moment
Elke dag vijf minuten om op jezelf gekozen spoor te blijven. Het is zo makkelijk om van je pad af te wijken.
Een accountability moment helpt je om gefocused te blijven op je dagelijkse acties zoals bijvoorbeeld :
- mediteren
- beweging
- aantal woorden schrijven
- …
Overloop op het einde van de dag je lijstje en kijk wat je de volgende dag beter zal doen. Wees ook blij voor wat wel lukte. Je kan ook van je successen leren.
Je kan dit alleen voor jezelf doen. Alternatief is een accountability partner te hebben. Je partner checkt jouw lijstje en omgekeerd. Kan ook via de telefoon, of via sociale media. Topcoach Marshall Goldsmith gebruikt dit reeds twintig jaar.
6. Elke week één extra short-cut in het arsenaal
We muizen of trackpadden teveel. Short-cuts zijn 40% productiever dan het gebruik van de muis.
Leer elke week één extra short-cut. Op het einde van het jaar ken je er vijftig extra.
Kijk welke acties je veelvuldig doet en zoek de bijpassende short-cut. Wat is de reply-all shortcut in je mail-applicatie?
7. Actierondje om vergadering af te sluiten
Sluit elke vergadering af met een actierondje. Laat iedereen zijn acties benoemen. Daarmee vermijd je dat zelfde acties door meerdere personen worden opgenomen. Of dat acties niet worden opgenomen.
Goede afspraken maken goede vrienden.
8. Zoek een andere plek op
Waar krijg je je beste ideeën? Waar schrijf je het makkelijkst? Waar..?
Zoek die plek op wanneer je die actie efficiënt wil afronden.
Een plek heeft een bepaalde energie en een bepaalde sfeer. Maak daar gebruik van. M.B. Stanier heeft 2 werkplekken. Eén voor great work en één voor good work.
9. Eén verzamelplaats in je tas
Eén folder om nog te verwerken materiaal in te verzamelen is een godsgeschenk. Je gooit er de businesskaartjes in waar je nog iets mee moet. De notities die je maakte bij je klant gaan er ook in.
Meerdere verzamelplaatsen in je tas zorgen voor verspilling. Je gehele tas gebruiken als verzamelplaats helpt je niet bij het winnen van je todo’s.
Extra
Rust even
Een volledig uur gefocused zijn, is vermoeidend. Gun jezelf de nodige rust. Ga even wandelen of zet je gedurende twintig minuten op je meditatiekussen.
Wissel het mentaal inspannend werk af met iets fysisch. Zorg dat het je mentaal ontspant.
