Nummer zeven is niet zo gemakkelijk, maar wel de moeite waard
Overspoeld
Ik hoef je er niet van te overtuigen dat we in een tijd van overvloed leven. Overvloed aan informatie, mogelijkheden en zelfs afleidingen.
We leven ook in een geweldige tijd: zoveel informatie beschikbaar onder je vingertoppen. Het is zo gemakkelijk om je sociale contacten te onderhouden. Het is zo gemakkelijk om overal bereikbaar te zijn.
Maar het is dus ook een hele taak om niet overspoeld te raken. Hoe meer mogelijkheden, hoe moeilijker om te kiezen. En ben je niet goed in kiezen? Dan wordt het probleem alleen maar groter.
Als je niet oplet, raakt je tijd gevuld met triviale zaken. Bagatellen, waarvan je niet blij wordt.
Prioriteiten
Een steeds terugkerende vraag tijdens de workshop Master Your To-Do List is: hoe stel je je prioriteiten?
Je wilt met belangrijke zaken bezig zijn, in plaats van je tijd te spenderen aan bagatellen. Meer nog: je wilt met dé belangrijkste zaak, dé prioriteit bezig zijn.
En dan het liefst nog tijd overhebben voor … Ja, waarvoor eigenlijk?
Wanneer het belangrijkste gedaan is, wat is er dan nog?
Referentiepunt
Wat we vaak missen bij het bepalen van dé prioriteit is een referentiepunt. Dat is belangrijk, omdat een prioriteit iets relatief is. ‘Prioriteit’ is er altijd ten opzichte van iets anders.
Doordat je geen referentiepunt hebt, kom je in een volgmodus in plaats van een leidersmodus. Dat is het verschil tussen proactief en reactief, design en default of tussen bestuurder en passagier.
Bagatellenvrij
Hou je de bagatellen van je bord? Dan heb je een ongelofelijk productieve dag, een productieve week, een productief jaar. 9 tips die je hierbij helpen:
1. Bepaal je doelen op korte termijn
Wat wil je bereiken in de komende drie maanden?
Brengen al je projecten op je Masterlijst je naar die doelen? Haal de projecten die er niet meteen toe doen van je Masterlijst en zet je ze op je incubatielijst.
Hoe meer projecten je inplant in dezelfde tijdsspanne, hoe langer het duurt voordat je projecten zijn afgewerkt. Hoe langer het duurt voordat een project is afgewerkt, hoe langer de opbrengsten op zich laten wachten.
De prijzen worden pas uitgedeeld aan de finish.
Vind ook de optimale volgorde waarin je de projecten afwerkt. Bij een strike raakt de bal niet alle kegels, alleen de meest strategische. Vind het project dat alle andere projecten overbodig maakt.
2. Onthoud dat niet alles of iedereen gelijk is
Alles en iedereen is niet gelijk! Hoewel we vaak het omgekeerde horen.
Maar dat is een dikke vette leugen. Sommige projecten zijn veel belangrijker dan alle andere. Die ‘gouden projecten’ brengen je veel sneller bij je doelen. Al de rest is geneuzel in de kantlijn. Bagatellen.
3. Blokkeer tijd voor dat ene belangrijke ding
Zonder tijd – één van de vier T.E.A.M.-elementen (Time, Energy, Attention and Money) – kun je je projecten niet afwerken.
Er is voor alles tijd nodig. Dus ook (en vooral) voor dat ene belangrijke ding.
4. Stop met wachten
Stop met wachten op toestemming om triviale dingen te doen.
Wacht niet tot anderen de prioriteiten voor jou bepalen. Zeg zelf: dit is belangrijk en dat is niet belangrijk.
5. Focus
John Lee Dumas (JLD) heeft een leuk acroniem voor Focus:
Follow
One
Course
Until
Success
De ondernemer JLD heeft een fijne podcast over de reis van de ondernemer.
Een van de spreuken die JLD de laatste weken nogal dikwijls herhaalt is: “If it’s not a clear yes, It’s a clear no.”
Bij twijfel doe je het niet. Duidelijkheid is zo fijn.
6. Maak het af en toe stil
Te weten komen wat voor jou belangrijk is, vergt zoekwerk. Het externe lawaai zoals de bagatellen leiden je af.
Stilte en alleen zijn helpen mij om dat zoekwerk te doen. En die stilte creëer ik onder andere met mijn ochtendritueel.
7. Geef jezelf toestemming om nee te zeggen
“If it’s not a clear yes, It’s a clear no.”
Zoveel is duidelijk. Maar hoe krijg je dat nu over je lippen?
Als het moeilijk is om nee te zeggen, zorg dan eerst voor een uitgestelde ja. Uitstel wordt dan afstel.
Nee zeggen tegen een taak of een project is niet hetzelfde als nee zeggen tegen een persoon. Gevoelsmatig is dat voor velen onder ons (sociale dieren) een moeilijke gedachte. We willen zo graag anderen helpen.
Wil je een woord meer? Gebruik dan: “Ja, maar“.
8. Bewaar je T.E.A.M. voor de beperkte belangrijke acties
Je weet dat je de vier elementen nodig hebt om acties te volbrengen. En die vier elementen zijn niet oneindig. Op is op.
Spendeer je ze aan bagatellen? Dan kun je ze niet gebruiken voor het belangrijkste.
9. Verwar uitkomst niet met inspanning
Wat telt, zijn je resultaten. Niet hoeveel tijd, energie, aandacht en geld je eraan spendeerde.
