Ben jij ook iemand die nadat je 5 keer iets gedaan hebt, wel weet hoe het moet en er dan geen echte uitdaging meer aan vindt? Dat je het vervelend en saai begint te vinden?
Elke maand moet het pakketje met facturen (te ontvangen en betaalde) naar de accountant. Elke week een update naar je manager met de stand van zaken.
Een deel van de zaken die op je bord liggen zijn repetitieve taken. Of niet soms?
Waarde toevoegen
Taken die je automatisch in de achtergrond laat draaien, maken tijd, energie, aandacht en geld vrij voor acties die meer waarde toevoegen.
Waarde toevoegen is wat je motiveert. Niemand wil werk doen dat geen waarde toevoegt. Meer waarde toevoegen, is wat je meer motiveert.
Opgeslorpt
We geraken zo gemakkelijk opgeslorpt door onze dagelijkse todo lijst dat we geen aandacht hebben voor zaken die van ons bord kunnen.
Ons oog valt niet op zaken die we kunnen elimineren of automatiseren wanneer we niet bewust aandacht geven aan dit automatiseren.
Automatisatie
In het artikel van vorige week, nu al één van de vijf meest gelezen artikels, had ik het over het elke dag doen van één actie of mini project dat je in de toekomst T.E.A.M zal opbrengen.
Ikzelf sluit verkoopacties uit. Verkoopacties brengen wel toekomstig geld op, maar ik wil eerst vooral werken aan structurele capaciteit. Ik doe wel alle dagen verkoopacties maar ik beschouw ze niet als een T.E.A.M opbrengende actie.
Toch is dit voor ondernemers of degene die aan een plan B (om ondernemer te worden) werken belangrijk: je kan meer geld verdienen en daardoor meer gaan outsourcen (domein 8 van het artikel 9 domeinen om extra tijd te winnen) of meer gaan delegeren (domein 7).
Plan dagelijks een blok van 15 minuten om je T.E.A.M. te verbeteren. Eén van de domeinen die je kan onderzoeken in dit dagelijkse blok van 15 minuten is automatiseren (domein 6 in bovenstaand artikel). Daar wil ik vandaag iets dieper op ingaan.
Automatiseer een deel van je ‘te weinig waarde toevoegend werk’ dat toch moet gebeuren door gebruik te maken van technologie, computers of gadgets.
Automatiseren heeft een geweldige impact op je mentale energie omdat je het aantal keuzes drastisch vermindert. Je hoeft niet meer te kiezen, de technologie doet dat voor jou.
Check eens een dag lang hoeveel en welke beslissingen je neemt. Gooi je die gedownloade file weg of niet? Beantwoord je de email die je zag oppoppen nu of later? En zo gaat het de ganse dag door.
Bepaal welke dagelijkse taken je van je bord wil en door technologie wil laten doen.
1. Je sociale media gebruik
Er zijn twee apps waar ik niet meer zonder kan.
• Buffer
Helpt om content te delen. Buffer is een app waarmee je sociale media kan plannen zodat de waarde die je toevoegt zoveel mogelijk wordt opgepikt. Je kan om 19 uur een post lezen en die bufferen tot morgenvroeg negen uur, wanneer er bijvoorbeeld meer van je lezers online zijn.
• IFTTT
IFTTT is meer dan een sociale media connector. De belofte van IFTTT is: “we make the internet work for you.”
Aan de hand van gebeurtenissen op een bepaald kanaal kan je acties op andere kanalen triggeren. Een beetje zoals ons gedrag. Als dit dan dat.
Bv. als ik een foto post op Facebook met #extratijd als hashtag post dan ook een tweet
2. Beheer van je inbox
Je mailclient kan aan de hand van regels je werk eenvoudiger maken.
Verdeel je mails in vier kwadranten:
Actie gekend op voorhand vs Actie niet gekend op voorhand
Potentieel dringend vs Niet dringend.
- Kwadrant 1: Actie gekend op voorhand en niet dringend
* Te lezen – via nieuwsbrieven
* Sociale media triggers
* ….
Je kan voor deze onderverdeling een aparte folder maken en alle mails die beantwoorden aan bovenstaande condities naar deze folders leiden.
• Kwadrant 2: Actie gekend op voorhand en potentieel dringend
* Aanvraag verlof
* Facturen die verstuurd worden door je CMS-systeem
- Kwadrant 3: Actie niet gekend en niet dringend
* Alle mails waar je enkel in cc staat (er kunnen een aantal uitzonderingen zijn) maar die kan je opvangen
• Kwadrant 4: Actie is niet gekend en potentieel dringend
Dit is wat er overblijft in je inbox. Over deze mails dien jijzelf te beslissen wat er nog dient mee te gebeuren.
Voor de eerste drie kwadranten heb je regels nodig die je emails automatisch in de nodige folders doen terecht komen.
Ps: Potentieel dringend voor email betekent binnen de 24 uur behandelen. Je behandelt je mails toch asynchroon hé? Anders leef je in je inbox en dat is niet de plaats waar je maximaal geconcentreerd kan zijn.
3. Beheer van je paswoorden
Nog teveel kenniswerkers hebben een beperkt aantal trefwoorden waarmee ze zich beveiligen. Niet echt goed dus.
Je kan ook een spreadsheet maken met al je paswoorden en je spreadsheet beveiligen met een paswoord.
Gelukkig bestaan er paswoord managers die dat voor jou opnemen. Ik ben heel tevreden over 1password. Ik onthoud één paswoord en heb 512 verschillende paswoorden in deze app staan. Het fijne is dat deze paswoorden kan syncen over al mijn toestellen via dropbox.
Er bestaan andere alternatieven. Doe een googlesearch met password manager en je kan een keuze maken. Geloof mij, dit is echt een handige.
4. Opruimen van oude files
Heb je ook een desktop die vol staat met files die je niet meer gebruikt? Of heb je een downloadfolder die behoorlijk oude files bevat.
Enter Belvedere (Windows) of Hazel (Mac OS X). Twee apps die voor jou via regels files opruimen of deleten. Jij hoeft die beslissing maar één keer te nemen. En Hazel of Belvedere doen het steeds opnieuw voor je.
5. Email templates
Hoeveel maal moet je een bijna identieke mail maken? Als je minstens twee keer per week zo’n een mail hebt, kun je beter een template maken.
Je hoeft een (groot) deel van het werk maar één keer te doen.
6. Textexpanders
Over de magie van textexpanders hebben we reeds geschreven. Elke toetsaanslag die je kan elimineren is extratijd. En wie het kleine niet eert…
De magie van textexpanders kan je in een ouder artikel vinden.
7. Web form Fillers
Op elke website zijn er wel gegevens die je moet invullen. En veelal zijn dat je standaardgegevens. Je zou je standaardgegevens in een textexpander kunnen stoppen.
Een automatische webfiller is makkelijker. En je werkt tot dertig keer sneller. Ik gebruik Dashlane als filler. Dashlane is ook een password manager maar daar gebruik ik het zelf niet voor.
Waarschuwing!
Een woord van waarschuwing: Automatiseer niet om te automatiseren. Automatiseren moet een doel dienen. En dat is tijd winnen zodat je met de belangrijkere dingen kan bezig zijn. Automatiseer niet wat je maar een paar keer per jaar doet of wat veelvuldig wijzigt.
Check of je automatisatie genoeg gaat opbrengen om de investering te doen. Dit oude artikel geeft je inzicht wanneer iets automatiseren relevant is.
