Je komt ‘s morgens aan op het werk. Je zet je computer aan. Gaat een tas koffie of thee halen, je zegt goedemorgen tegen je collega’s en begint je email te lezen.
Herkenbaar?
Dit ritueel, deze routine, voltrekt zich bij duizenden mensen elke werkdag opnieuw . Misschien ook bij jou.
Rituelen kunnen je helpen of tegenwerken.
Het aanzetten van de computer, de koffie of thee en de goede morgens zijn de voorbereiding van het lezen van je e-mails.
Wanneer je al langer de ExtraTijdstips leest, weet je dat ik geen voorstander ben om je werk te beginnen met mogelijks nieuw werk. Nieuwe e-mails zijn mogelijk werk, dat je waarschijnlijk weghoudt van je belangrijke werk, het werk dat je gepland had te doen.
De werkdag starten met email is dus een ritueel dat je niet productiever maakt. Probeer daarom het eerste uur geen mail te lezen, maar start met iets wat je vandaag absoluut wil doen.
Een ritueel bestaat uit en start, een midden en een stop.
Rituelen worden beschreven als het nemen van kleine opeenvolgende stappen om je in een bepaalde mentale toestand, een gemoedstoestand te brengen.
Doen wat nodig is om mentale voorbereiding en afsluiting te hebben van wat je start of stopt.
De meest effectieve kunstenaars, sporters, ondernemers hebben rituelen die hen ondersteunen bij wat ze willen bereiken.
Luc heeft een ritueel voor het nemen van notities op de vergadering waaraan hij deelneemt.
Hij legt zijn rode (steeds een rood) schriftje open. Schrijft de datum aan de rechterkant van de pagina, legt zijn todo-blad links en legt dan zijn Mont Blanc potlood aan de rechterkant.
Hij neemt notities. Op zijn todo-blad komen zaken die hij nog dient te doen. In zijn rood schriftje komen hersenspinsels, opmerkingen. Op het einde van de meeting trekt hij een lijn onder zijn notities. Zelfs wanneer hij niks schreef.
Rituelen vallen uiteen in drie stukken. Het begin, de eigenlijke actie en het einde vormen samen het ritueel.
Het begin vertelt je dat je klaar bent voor iets speciaal. Het klaarleggen van het schriftje, de datum en het potlood. The meeting can start.
Het midden zijn je acties. Het neerschrijven van bemerkingen en todo’s.
Het einde zorgt voor de afsluiting en het klaar zijn voor het volgende. Afsluiten door het trekken van een lijn.
Vijf rituelen bij het Masteren van je todo list.
1. Voorbereiden van je komende week
De belangrijkste hefboom om effectief te zijn de komende week.
Hoe start en eindig je dat belangrijk moment? (één van de sleutels in de Master Your Todo list methodiek).
Wat heb jij nodig om in dat moment te komen?
Ga je ook steeds naar dezelfde koffiebar om je week voor te bereiden? Installeer je je achter je bureau met een verse kop koffie?
Volg tijdens de voorbereiding van je week deze stappen.
- Check je verzamelplaatsen
- Voeg items toe aan je lijsten
- Check je kalender. Bepaal je capaciteit
- Evalueer het niet afgewerkte werk op je actielijst van vorige week
- Update je wachten op
- Herfilter je incubatielijst
- Zet acties op je actielijst voor deze week afkomstig van je masterlijst
- Vier dat je week onder controle is.
Hoe eindig je je voorbereiding van de komende week? Ik eindig met een lekker aperitiefje op zondagmiddag.
2. Ochtend ritueel
Start je dag zodat het je ondersteunt om maximaal gebruik te maken van je wilskracht, energie, aandacht en tijd.
Mijn vriend en collega Jason Womack noemt het de start van zijn ideale dag. Blogger Leo Babuta heeft een heel specifiek, gelijkaardig ritueel:
- Wakker worden om 4:30
- Water drinken
- Definiëren van de drie belangrijkste doelstellingen voor vandaag
- Lunch maken voor de kinderen
- Ontbijten, lezen
- Oefenen (lopen, fietsen) of mediteren
- Douchen
- Wekken van vrouw en kinderen om 6:30
Ook de meeste succesvolle schrijvers hebben een heel specifiek ochtendritueel om in de mentale toestand te komen om te kunnen schrijven.
Waarom zouden wij niet ons eigen kick-start ritueel ontwikkelen?
3. Avond ritueel
Sluit je dag goed af zodat je slaap optimaal is.
Het is overduidelijk dat kinderen baat hebben bij eenzelfde manier om naar bed te gaan. De stappen bereiden heb voor om in te slapen.
Gek dat we wanneer we volwassen zijn denken dat we dat niet meer nodig hebben. Slaap is een van de betere manieren om je W.E.A.T. te managen.
Hoe sluit jij je dag af?
4. ‘Het volgende’-ritueel
Dr. Maltz noemt dit ‘Clearing the calculator’. Elke rekenmachine heeft een C-toets.
De Clear toets. Die toets voorkomt dat er geen overdracht is naar de volgende berekening.
Doorheen je dag ben je met verschillende zaken bezig. Wat helpt je om geen overdracht te hebben van het vorige? Om een frisse start te nemen met een nieuwe taak?
Schrijf op wat je nog wil doen met een bepaalde taak. Gooi dat papier in je inbox.
Neem een nieuw blad papier wanneer je aan iets anders begint.
5. ‘Process’-ritueel
Doorheen je dag krijg je een heleboel werk op je bord. Een deel van je taak is te beslissen of dat prioritair werk is of niet. Voeg het resultaat van dat denkwerk toe aan je lijsten.
Wat doe jij om al dat werk in een beperkt aantal keer toe te voegen aan je lijsten? Hoe verwerk jij je inbox?
Ikzelf zet twee maal per dag een klokje met vijftien minuten. (Het aantal minuten is op de loop der jaren gewijzigd). Het klokje klaarmaken is de start van het ritueel. Daarna zet ik de filter (lege inbox) af en ga nieuw werk toevoegen aan mijn lijsten. Volgens het workflow diagram dat we kenniswerkers aanleren tijden Master Your Todo list.
Het ritueel wordt afgesloten door opnieuw de filter op te zetten.
Rituelen opzetten en verfijnen
Michael Hyatt één van de bekendste bloggers over leiderschap heeft een eenvoudige checklist voor het makken van rituelen.
- Bevestig dat je al een ritueel hebt
- Documenteer je bestaande ritueel
- Evalueer of het je de resultaten geeft die je wil
- Bepaal de resultaten die je wil (en niet wil)
- Reëngineer je huidige ritueel
- Implementeer je nieuwe ritueel
- Tweak je ritueel wanneer het nodig is.
Trackbacks/Pingbacks