Dit is deel 2 van de 18 tips om af te werken wat je begon

De reden dat dit artikel is opgesplitst in 2 delen, is omdat het werk opdelen in behapbare brokken één van de methodes is om minder uit te stellen. Zo zou een  blogpost van meer dan drieduizend woorden veel te veel zijn.

4. Maak voor jezelf duidelijk wat ‘af’ betekent

Een heleboel projecten komen tot stilstand omdat er geen duidelijkheid is wat ‘af’ betekent. Je weet niet hoe je zal weten dat het gedaan is. Dat zorgt bij een deel van ons voor angst om verkeerde zaken te doen.

Ben je een perfectionist? Dan blijf je aan het project werken zonder dat er nog voldoende waarde aan wordt toegevoegd. Vooraf de finishlijn weten zorgt ervoor dat je dan kan of mag loslaten.

5. Verminder het aantal onderbrekingen dat je ondergaat

Ping : er is een nieuw berichtje. Ring : de telefoon gaat. Pong : een extra whats appje. 

Iemand wil een deel van je aandacht. Indien je niet oplet word je overspoeld door allerlei push-berichten die je aandacht weghalen.

De gepushte afleidingen komen met een kost.

Een kost op korte termijn: het duurt even voordat je draad van waar je mee bezig was opnieuw hebt opgenomen.

De kost op lange termijn: ons brein verliest de gewoonte of de vaardigheid om langere tijd geconcentreerd te zijn.

Minder onderbrekingen betekent extra tijd en extra concentratie om aan je projecten te werken.

6. Bouw accountability in

Alleen ga je sneller, samen kom je verder – Afrikaans gezegde

Vind iemand waar je rekenschap aan gaat afleggen. Projecten met rekenschap en consequenties vallen niet stil.

Een idee dat oppopt tijdens het schrijven. Stel dat ik voor elk project accountability inbouw en me afvraag ben ik bereid om een consequentie te nemen, wanneer dit project stilvalt. Is het antwoord nee, dan is het waarschijnlijk beter om project niet te doen. Iets dat ik in de toekomst nog verder ga testen.

7. Rangschik je projecten op basis van de tijd die je nog nodig hebt om ze af te werken

Maak een schatting van het aantal uur dat je nog nodig hebt voor elk project. Ja, ik weet het wel: dit is geen exacte wetenschap en het is niet makkelijk om dit juist te doen.

Bovenaan je Masterlijst staan de projecten die nog weinig van je zullen vergen om opbrengsten of resultaten te brengen.

Geef je beperkte middelen aan de projecten die nog het minst inspanning van je nodig hebben. Dat zal resulteren in een kleiner wordende masterlijst. In ieder geval wanneer je geen extra projecten toevoegt.

De beste manier om projecten af te werken is…. projecten af te werken. Dat is van de principe van The Cult of done.

8. Bepaal en beperk het aantal projecten op je masterlijst

Hoe minder gestarte projecten, hoe sneller ze vooruit gaan en van je Masterlijst kunnen.

Mijn limiet momenteel is 35 projecten tegelijkertijd. Wanneer ik de eerste keer een compleet overzicht maakte van al mijn lopende projecten had ik er 120 en ik had enorm veel zin om nog iets nieuw te starten.

Hoeveel projecten kun jij tegelijkertijd de baas? Tuurlijk hangt dat af hoe groot die projecten zijn.

9. Doe projecten samen

Het is accountability ‘on steroids’.

Steven en ik doe samen het experiment van onze podcast Memento21. Ik kan je vertellen dat dit mij helpt om het project op te leveren.

10. Zorg voor meer mentale energie

Tijd is niet altijd je enige beperking. Er zijn momenten dat je mentale energie op zo’n laag niveau staat dat je niet meer kan opleveren wat op je lijstje staat.

Mentale energie en fysieke energie hebben een verband met mekaar. Check onze blogs over mentale energie en de Bulletproof coaching.

11. Hou de vooruitgang van je project in de gaten

In onze matrix van gedragsverandering noemen we dat Tracen. Het tracken en tracen is er om je vooruitgang te tonen. En vooruitgang en resultaten voeden je goesting en motivatie. Wat geldt voor het systematiseren van je gedrag, geldt ook voor het consistent opleveren van je projecten. Tracken en tracen is een van de metaprincipes die we bij extratijd waardevol vinden.

Op het moment van schrijven van deze blogpost is het experiment met Memento21 -onze podcast 70% afgerond.

12. Schrap projecten van je Masterlijst

Misschien heb je ook veelvuldig te horen gekregen: “Het is niet gedaan, totdat alles opgeruimd is. Je blijft zitten aan tafel tot je bord leeg is. Lees dat boek nu eens uit voordat je met een nieuw begint.”

Variatie op hetzelfde thema kreeg ik veelvuldig te horen. Met de beste bedoelingen, daar ben ik zeker van. Het gevolg is dat ik mij op één of andere manier schuldig voel wanneer ik niet afwerk. Duidelijk één van de redenen waarom ik zoveel projecten op mijn lijst had.

Wanneer een boek niet goed is, mag je het neerleggen. Ik startte onlangs het boek “The subtle art of not giving a f*ck” maar na twee hoofdstukken vond ik het geen goed boek. Vroeger zou ik het boek helemaal uitgelezen hebben. Ofwel me schuldig gevoeld hebben dat ik weeral een boek niet had uitgelezen. Nu staat het 10% gelezen op mijn Kindle en I don’t give a F*ck 😉

Ik beschouw een boek lezen trouwens ook als een project op mijn Masterlijst.

Een alternatief op het schrappen van je projecten is ze verhuizen van je Masterlijst naar je Incubatielijst.

13. Zet een harde deadline

Elke week wil ik een nieuw artikel op de site. Er zijn weken waarin dat niet evident is, maar zonder die harde deadline zouden er veel minder artikelen op onze site staan.

14. Implementeer een incubatiestrategie

Welke signalen kan je detecteren wanneer je opnieuw een project start, waarvan je achteraf zou zeggen: “Oeps, ik heb opnieuw in het zelfde pateken/toetje gebeten?”

Detecteer je het signaal? Gooi dan het nieuwe project op je incubatielijst.

15. Doe meer experimenten

Je weet dat ik fan ben van het doen van experimenten. Ik beschouw bijna alles wat ik wil starten of proberen als een experiment.

Treat life like an experiment.

Door iets te behandelen als een experiment heb je per definitie een eindpunt, zodat je kan evalueren.

16. Gebruik de kracht van woorden

Afwerken van een project of taak kan een zeker ‘lading’ voor je hebben. Zoek een woord dat je extra helpt om het project te kunnen of mogen beëindigen.

Welk woord helpt jou? Shippen, opleveren, afhandelen, afronden, beëindigen, completeren, volbrengen, volmaken, voltooien of nog iets anders.

Woorden hebben kracht. Ze kunnen een emotie triggeren. Dat weten we allemaal. Maak daar gebruik van.

17. Zorg voor extra motivatie

Heb je motivatie nodig om je in beweging te brengen? Of brengt het resultaat van een actie je motivatie?

Ik heb over dit onderwerp zelf nog een heleboel vragen.

Wanneer je door iets geïnspireerd raakt én dat zet je aan tot acties vind ik het ok.

18. Begin met het project eens het eerste moment van je dag

Brain Tracy beschreef het in zijn boek: Eat that frog. Begin ‘s morgens met de moeilijkste taak. Je moeilijkste taak is het project dat al weken stil ligt en dat niet je intentie was.