Dit is deel 2 van de dertien boeken die mijn effectiviteit positief beïnvloed hebben. Boek zes tot en met negen, over enkele weken mag je deel 3 verwachten.
De reden dat dit artikel is 3 delen wordt opgesplitst is omdat het werk opdelen in behapbare brokken één van de methodes is om minder uit te stellen (zie ook boek nr. acht). Zo zou een blogpost van meer dan drieduizend woorden veel te veel zijn.
6. The Checklist Manifeseto – A. Gawande
Type the text hereJe weet uit de verschillende blog stukjes op onze site dat weten alleen nooit genoeg is. Dat is ook de premisse van het boek van dokter Gawande.
In Amerika alleen zijn er 150.000 doden tijdens een chirurgische ingreep. De helft van die overlijdens zijn te voorkomen. 75.000 mensen kunnen dus het leven gered worden.
Het inconsistent en incorrect toepassen van medische kennis heeft tot een superspecialisatie geleid. Superspecialisatie is een poging om complexiteit te beheersen.Volgens Dokter Gawande is onze hectische wereld er de oorzaak van dat ons brein alleen niet meer genoeg is om alle basisstappen van onze jobs consistent te doen.Enter: de checklist.
De jarenlange interesse van Gawande naar waarom experten, eenvoudig te vermijden fouten maken, leidt tot zijn conclusie dat in complexe omgevingen een checklist de beste tool is. Checklists helpen het vergeetachtige brein om alle stappen onder de aandacht te brengen.
Een tweede drempel is dat experts sommige stappen overslaan, omdat dit nog nooit een probleem gaf, tot op een bepaalde dag dus. Checklist helpen bij het mentaal falen. Wanneer je mentale energie laag is, redt de checklist levens. In het geval van dokters letterlijk.
Gawande maakt onderscheid in drie soorten problemen: eenvoudige, gecompliceerde en complexe problemen.
- Voor eenvoudige problemen is een recept de beste oplossing. Vergelijk het met het bakken van een taart. Een beperkt aantal basisstappen. Ideaal voor een checklist.
- Gecompliceerde problemen hebben heel veel stappen en er is veel en verschillende expertise voor nodig. En ook hier kunnen checklists hulp bieden.
- Bij complexe en veelal éénmalige problemen is er een ander soort checklist nodig. Het zijn dan immers niet voorgeschreven stappen die gevolgd moeten worden. Je hebt een checklist met te volgen principes nodig.
Hoe korter de checklist hoe beter. Het verhaal van David Lee Roth die slechts één controlepunt had bij elk optreden, was een hele korte en zeer effectieve checklist.
Gawande is een bovendien een goede verteller, waardoor dit een aangenaam boek is om te lezen.
7. Getting Things Done – D. Allen
In 2001 kwam dit boek op de markt. De GTD- methodiek van David Allen is een keerpunt voor mezelf geweest. Er zijn weinig boeken en methodes die mijn leven zo veranderd hebben als Getting Things Done.
Getting Things Done is een extreem goed boek waarin David Allen zijn methodiek beschrijft. Toch bevat zijn methodiek voor mij een aantal fundamentele denkfouten, deze kan je lezen in een ouder stukje.
Wat heb ik geleerd van Getting Things Done?
- Je kan niet optimaal functioneren als kenniswerker wanneer je alles in je hoofd houdt.
- Een systeem opzetten kost tijd en ervaring.
- Als een taak maar twee minuten duurt, en je zal ze toch moeten doen, doe ze dan direct.
8. The Now Habit – N. Fiore
Ik ben van nature een uitsteller. Ik ben te laat geboren, ik heb dus een goed excuus. Maar met een excuus of een logische uitleg is mijn uitstellen niet opgelost natuurlijk.
Het boek: “The now habit”, geeft handvaten om je uitstelgedrag te managen. Je zal altijd blijven uitstellen. Dat is goed want bewust uitstellen, zaken op je de incubatielijst zetten, is goed uitstellen.
De titel van het boek heeft het over een gewoonte: de ‘Nu’- gewoonte. Uitstellen is volgens dokter Fiore geen foutje in je karakter. Het is eerder een manier om met angst om te gaan.
Angst voor:
- falen
- imperfectie
- onmogelijke verwachtingen
- beoordeeld te worden
- succes
- overspoeld te raken
Uitstellen zorgt voor een beloning. In een gewoonte loop is dat 1 van de 3 beloningen zoals beschreven in the power of Habits.
De oplossingen van Fiore vallen in drie categorieën.
1. Let op hoe je tegen jezelf spreekt. De taal die je gebruik is krachtig. Het is onze 3×3=10 matrix één van de componenten (Link naar 3×3). Begin met tegen jezelf te praten als een producer in plaats van een uitsteller. Een tip: vervang een aantal zinnen door anderen: ‘ik moet’ vervang je door ‘ik kies’; ‘ik heb geen tijd voor’ vervang je door ‘k maak tijd voor’.
2. The unschedule. Plan wekelijks de activiteiten die je plezier geven en die je nodig hebt om opnieuw op te laden.
Dit heeft de ideale week sterk beïnvloed.Wanneer je de tijd voor jezelf niet inplant, is er een groot gevaar dat het dringende die tijd zal innemen. Dan blijft er na verloop van tijd, niets over voor jezelf.
3. Blijf herstarten. De finish is niet belangrijk. Het steeds herstarten is dat wel. Dat zorgt voor beweging en vooruitgang.
Bonus: ga je proces fine-tunen: zet een stap achteruit en zorg voor vooruitgang. Eén van de vijf principes om superproductief te worden is: doe elke dag 1% van je tijd zaken die je in de toekomst T.E.A.M. gaan opbrengen.
9. Eat That Frog – B. Tracy
De subtitel: 21 manieren om minder uit te stellen en meer gedaan te krijgen in minder tijd, geeft aan hoeveel hoofdstukken dit boek telt.
Wil je een samenvatting in mindmap format? Download deze hier.
De drie belangrijkste hoofdstukken voor mij zijn
1. Eat That frog
If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning. And if it’s your job to eat two frogs, it’s best to eat the biggest one first” – Mark Twain
Doe je moeilijkste taak eerst. Dat optimaliseert je T.E.A.M.
2. Waarom time management
Volgens B.T. Is het doel van timemanagement om zoveel mogelijk tijd vrij te maken voor de mensen die je graag ziet.
3. Gebruik je speciale talenten als een hefboom
Ik heb een zwak voor hefbomen, dat weet je hé? Hoe kan je het meest waarde toevoegen? Door de dingen die jij alleen kan en graag doet, zo veel mogelijk te doen.
