De stress van de één op één vermijden

Stel je even voor: volgende week is er die (maandelijkse) 1/1 met je baas.

Geeft dat je ook zo’n stress op voorhand? Of vind je die negentig minuten ook zo’n tijdsverlies? Of nog erger een combinatie van tijdsverlies en stress.

Heb je geen negentig minuten? Altijd tijd te kort om alles te bespreken?

Maximale output

Maximaal gebruik maken van de beperkte face-to-face tijd die je krijgt is wat je graag wil.  Stel je eens voor dat je in 3/4 van je toebedeelde tijd je resultaat hebt bereikt. Jij tevreden, je baas tevreden!

Hoe zou dat zijn voor je?

Op een schaal van één tot tien, met tien als maximum.  Hoeveel geef je jezelf voor het maximaliseren van je tijd face-to-face met je baas?  Hoeveel zou je willen? Hoor ik je daar elf zeggen?

Voorbereiden

De meeste kenniswerkers schrijven “voorbereiden meeting baas” op hun todo lijst, meestal de dag voor de meeting. Sommigen zijn zelfs verrast door de meeting op de dag zelf.

Laat het nu net het gebrek aan voorbereiding zijn, die je als kenniswerker de das omdoet. Hoewel het wel op je lijstje staat, stel je de voorbereiding uit, tot je echt niet anders meer kan of je te laat bent. In elk geval is de voorbereiding vaak niet ideaal.

Hoe komt dat?

‘Voorbereiden’ is niet concreet en helder genoeg om het te doen. En wanneer het te moeilijk is, kiest het brein iets anders. Met voorbereiden op de lijst, gebeurt er dus vaak niets!

Geslaagde 1/1

Je ziet in je kalender dat je de komende week opnieuw een 1/1 hebt met je baas.  Probeer dan de volgende stappen:

1. Bepaal het gewenste resultaat van de meeting met je baas

• Wat wil jij bereiken op het einde van de meeting?
• Wil je beslissingen van je baas, waar heb je zijn mening voor nodig en/of wat wil je meedelen?
• Wat wil je baas bereiken met deze vergadering?

2. Zorg voor een goede mix tussen wat jij en je baas willen bereiken op het einde van de meeting

Een duidelijke finishlijn maakt het zo veel makkelijker om deze te bereiken.

3. Check je agenda van de voorbije periode

Wat is er in de periode tussen je laatste 1/1 gebeurt?  Welke zaken wil je aan je baas vertellen?

4. Kijk je agenda voor de komende periode

Bij welke knelpunten/opdrachten heb je de input van je baas nodig? Hoe kan hij je helpen? De meeting met het projectteam loopt niet zoals het hoort. Op welke knoppen kan je baas beter drukken dan jij?

5. Bepaal voor de komende zes maand je openstaande capaciteit

Hoeveel openstaande ruimte heb je nog voor de lopende projecten op je masterlist? Je hebt al vergaderingen in je agenda staan en misschien ook al opleidingsdagen. Welke tijd is al opgevuld zonder dat je aan je projecten kan werken? Die opgevulde ruimte in je kalender is geen capaciteit meer. Hou ook rekening met de adhoc tijd.

De kans is bovendien behoorlijk groot dat je baas inzicht wil in je de evolutie van je ad hoc tijd.

6. Schat voor al je projecten op je Masterlijst hoeveel ze nog van je tijd nodig hebben

Hoeveel tijd moet jij nog spenderen om je projecten naar de finishlijn te brengen? Zes maand, een jaar of meer.

7. Bereken de ratio tussen de totale tijd nodig om je projectenlijst af te werken en je capaciteit voor de komende zes maand

Indien deze ratio kleiner is dan één heb je mogelijkheid om nieuwe dingen te starten. Check je incubatielijst. Het is fijner wanneer jij voorstellen kan aandragen om projecten te starten dan wanneer je de projecten aangeboden krijgt.

8. Check je masterlijst

Overloop je projecten en bepaal waar je iets wil vertellen of waar je input van je baas nodig hebt. Welke beslissingen moet hij nemen?

9. Doorloop je wachten op voor items die je baas nog niet geleverd heeft

Wat zijn de zaken waar tijdens je 1/1 wil op terugkomen?

10. Zet tot slot al de punten voor de 1/1 op een rij

Bepaal hoe lang de punten zullen duren en wat hun prioriteit is voor je op gesprek gaat met je baas.